La nouvelle tendance du digital ne laisse le choix à personne. Tous les secteurs d’activités doivent adopter une stratégie de communication digitale puissante afin de soutenir au mieux leur transformation numérique. Le domaine de la communication événementielle est le premier concerné. Les organisateurs  doivent s’adapter, appréhender de nouveaux processus et outils numériques. Ils doivent également développer des compétences digitales afin que leur organisation d’événements virtuels puisse être une réussite. Salons, conventions, séminaires… ils doivent tous être connectés et digitalisés.

Organiser un événement digital en 2021 : définir le cadre et les objectifs

Pour une organisation événementielle efficace et non risquée, il faut au préalable bien définir ses objectifs. Vous devrez quantifier tous les éléments entrant en compte dans la conception du projet et de toutes les opérations événementielles. La quantité de participants, les jeux, quizz et animations prévus, le taux d’engagement ou encore les notes de satisfaction, sont tant de choses à prendre compte.

Le message doit être clair en vous permettant de déterminer un certain nombre de paramètres essentiels, comme le but premier de la rencontre virtuelle et ce que cela doit apporter à vos convives, pour pouvoir les inciter à y participer. Ensuite, vous devez connaître le profil type de votre cible et enfin, ce que vous attendez en termes de supports et outils digitaux pour vous accompagner dans votre démarche.

Faire la différence grâce à un univers unique

C’est l’occasion idéale pour vous de vous démarquer des autres entreprises et gagner en notoriété avec une conception innovante pour vos projets événementiels. Vous pouvez user de tous les supports et technologies digitales à votre portée afin de communiquer avec vos clients actuels et prospects :

  • Lancez des invitations personnalisées et animées ;
  • Utilisez l’e-mailing (« Save The Date ») ;
  • Mettez en place des campagnes publicitaires sur les réseaux sociaux ;
  • Optez pour l’originalité en termes de graphisme, de son et de visuel, tout en choisissant une charte graphique à votre image etc. ;
  • Dans un souci de cohérence, gardez la même charte graphique pour vos autres interfaces (site web, blog, podcasts, replays etc.).

Une fois votre plan d’action et éléments d’affichage bien rôdés, vous devrez les transmettre à l’ensemble des intervenants impliqués afin que tout soit bien intégré.

Choisir le format et canal de diffusion le plus adapté à son audience et ses ressources

Bien que l’événement digital ne se déroule pas dans un lieu physique, il faut lui trouver un lieu quand même. Arrêtez votre choix sur le format pour lequel vous êtes le mieux équipé dans le but d’offrir une expérience utilisateur virtuelle la plus agréable possible.

Webinaire, Streaming, Live, plateformes de captation vidéo, vous avez l’embarras du choix.

L’évaluation post-événement

N’oubliez pas de recueillir les impressions des invités à l’issue de l’événement. Utilisez des indicateurs parlants comme le taux de satisfaction sur une échelle de 1 à 5, le taux d’engagement, le nombre de participants étant restés jusqu’au bout, le nombre de conversion etc.